Kundenerfolge
Drei Häuser,
drei Blickwinkel.
Ein Backoffice-Dienstleister, der für viele Maklerbüros arbeitet. Ein Softwarehaus, das die Schnittstelle gebaut hat. Ein Maklerservice, bei dem zum Jahresende tausende Dokumente täglich eingehen.
Wir als VersOffice erledigen für viele Maklerbüros Arbeiten im Bereich Backoffice und Vertrieb. Dazu zählt auch die Dokumentenablage. Uns ist hierbei sehr wichtig, dass wir die verwaltenden Arbeiten so schnell und effektiv wie möglich durchführen können. Seit 2019 setzen einige unserer Maklerkunden die BiPRO-BOX bzw. die PDF-BOX ein. Dadurch entfallen mittlerweile 90 % der Papierdokumente. Man erhält einen digitalen Briefkasten, der eine Vielzahl weiterer Funktionen bietet. Die PDF-BOX bereitet die Dokumente weiter auf und führt selbständig weitere Prozesse aus. Die Kombination BiPRO-BOX und PDF-BOX erspart schätzungsweise 80 % bei der Dokumentenverarbeitung im Vergleich zu herkömmlicher Briefpost.
Mit dem Einsatz der PDF///BOX von Mr-Money ist das Dokumentenmanagement ein Kinderspiel. Gerade zum Ende des Jahres, wenn uns tausende Dokumente täglich auf den unterschiedlichsten Wegen — Mail, Post, Downloads — erreichen, ermöglicht uns die PDF///BOX das taggenaue Abarbeiten der Dokumente. Alle Dokumente der Gesellschaften können verarbeitet werden. Die Dokumente werden angelernt, definiert und per Aktions-ID verarbeitet. Sie werden damit den Verträgen des Kunden zugeordnet und dem Vertriebspartner im Portal übermittelt. Unsere Sachbearbeiter pflegen mittlerweile damit zuverlässig die Daten — es werden Vertragsnummern eingetragen, Prämien aktualisiert und auch der Vertragsstatus gesetzt. Ohne die PDF///BOX wäre dies alles nicht möglich. Im Zeitalter der Digitalisierung ist diese Software unverzichtbar und sorgt für schnelles und effektives Arbeiten.
Wir schätzen uns sehr glücklich, Mr-Money als Partner gefunden zu haben. Dort arbeiten Menschen, die das Herz am richtigen Fleck haben und mit spannenden Ideen und viel Schaffenskraft die Branche vorwärts treiben. Wer jemanden zum gemeinsamen Pferdestehlen sucht, ist hier richtig.
Was diese drei
gemeinsam haben.
Alle drei verarbeiten Dokumente nicht für sich allein, sondern für andere: für Maklerkunden, für Vertriebspartner, für Anwender einer Software. In dieser Konstellation fällt Handarbeit doppelt ins Gewicht — und Automatik zahlt sich doppelt aus.
Spitzenlast zum Jahreswechsel
Der Punkt, den KAB nennt, ist der wunde Punkt jedes größeren Büros: Im Dezember und Januar kommt ein Vielfaches herein. Personal lässt sich dafür nicht aufstocken — Verarbeitungskapazität schon.
Datenpflege statt Ablage
Bemerkenswert an der KAB-Rückmeldung ist, was nicht darin steht: vom Sortieren ist keine Rede mehr. Es geht um Vertragsnummern, Prämien und Status — also um Datenqualität. Dahin verschiebt sich die Arbeit, wenn die Ablage von selbst läuft.
Sie arbeiten schon
mit der Box?
Dann würden wir gern hören, wie es läuft — auch, wenn etwas nicht rund geht. Aus solchen Rückmeldungen entstehen die nächsten Funktionen.