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PDF-BOX | Dokumentenverwaltung

Im Video wird erklärt:

  • 85% der täglichen Dokumentenflut sind fertig verarbeitet, wenn Sie ins Büro kommen.
  • Schnelle und zuverlässige Dokumentenverarbeitung auch bei Krankheit und Urlaub.
  • Fehlerquote sinkt, stupide Arbeiten werden automatisiert.
  • Sortierung der Vorgänge nach Priorität.
  • Die Firma spart Zeit und Geld.
  • Auch Briefe, Faxe, Smartphone Fotos können verarbeite werden.

Webinar Anmeldung

Im Webinar werden neben der LIVE-Vorführung der BiPRO///BOX und PDF///BOX folgende Punkte unter anderem vorgestellt:

  • Kurze Einführung in die BiPRO 430 und BiPRO 440
  • Vorstellung der angeschlossenen Gesellschaften an die BiPRO///BOX
  • Der Anlernprozess mit künstlicher Intelligenz in der PDF///BOX

"Hilfe, wir saufen im Dokumenten verwalten ab…!"

Sicher kennen Sie das Problem: Jeden Tag werden Sie und Ihre Mitarbeiter im Maklerbüro von neu eingehenden Dokumenten überflutet. Ob per Brief, Fax oder E-Mail - von überall strömen Schriftstücke und Unterlagen auf Sie ein. Ungeordnet, in den verschiedensten Formaten und sogar noch zur Wochenend- und Nachtzeit. Der Ruf "Hilfe, wir saufen im Dokumentenmanagement ab…!" ist da nur allzu verständlich.


Wie gut, dass es jetzt ein modernes Dokumentenmanagementsystem für diese ärgerlichen Zustände gibt! Und wie gut, dass auch Sie davon profitieren können!

Also: Sind Sie bereit, den Arbeitsalltag in Ihrem Büro im Dokumentenmanagement zu revolutionieren? Dann informieren Sie sich auf dieser Seite über unser Software-Angebot zur vollautomatischen Dokumentenverarbeitung.

Sie möchten sich einen ersten Eindruck von der Qualität und Stärke unseres Dokumentenmanagementsystems verschaffen? Dann melden Sie sich am besten noch heute zu einem der nächsten Webinare an. Die Teilnahme ist kostenlos, aber nicht umsonst. Denn Sie erfahren direkt und aus erster Hand, welche immensen Zeitvorteile Sie sich Tag für Tag in Ihrem Maklerbüro verschaffen können. Also: Schnell anmelden und dabei sein!

VersOffice GmbH

VersOffice GmbH sagt folgendes:

Wir als VersOffice erledigen für viele Maklerbüros Arbeiten im Bereich Backoffice und Vertrieb. Dazu zählt auch die Dokumentenablage. Uns ist es hierbei sehr wichtig, dass wir die verwaltenden Arbeiten so schnell und effektiv wie möglich durchführen können. Seit 2019 setzen einige unserer Maklerkunden die BiPRO-BOX bzw. die PDF-BOX ein. Dadurch entfallen mittlerweile 90% der Papierdokumente. Die BiPRO-BOX holt selbstständig mehrmals am Tag die aktuelle Post von über 90 Gesellschaften ab. Man erhält also einen digitalen Briefkasten, der eine Vielzahl von weiteren Funktionen bietet. Die PDF-BOX bereitet die Dokumente weiter auf und führt selbständig weitere Prozesse aus. Die Kombination BiPRO-BOX und PDF-BOX erspart schätzungsweise 80% bei der Dokumentenverarbeitung im Vergleich zur herkömmlicher Briefpost.

Cindy Wright
Kamuran Bildircin
Maria Fledrich

Der Ist-Zustand: Dokumente ohne Ende sorgen für Frust und Ärger im Dokumentenmanagement

Der Postbote kommt und der Ärger geht los: Ein dicker Stapel Briefe ist dabei. Alles Kundenunterlagen, Vertragsdokumente, Infoschreiben. Parallel dazu meldet sich auch schon der Gong des E-Mail-Systems im PC: "Sie haben neue Nachrichten erhalten". Und das Faxgerät hat auch gerade gepiept. Also gut: Auch dieser Vormittag wird wohl wieder mit nichts anderem verbracht, als mit der Sichtung und Zuordnung von Dokumenten und Unterlagen. Viel Frust kommt auf, denn eigentlich sollten mehrere Kundengespräche geführt und Neuabschlüsse vorbereitet werden. Alles in allem ein sehr unbefriedigender Zustand.

Der Wunsch nach Veränderung: Es müsste einfacher gehen…

Der Flut von eingehenden Dokumenten endlich Einhalt zu gebieten, gehört zu den größten Wünschen der meisten Makler. Auf die Frage, was im alltäglichen Dokumentenmanagement verändert werden müsste, damit die Arbeit wieder mehr Spaß macht, wird fast immer eine Antwort gegeben: "Dass ich endlich wieder Berater bin und kein Verwalter mehr!"

Die Lösung: Künstliche Intelligenz (KI) im Maklerbüro

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem hat längst Möglichkeiten geschaffen, viele Alltagsprozesse im Office zu automatisieren. Was in der Industrie und einigen Verwaltungszweigen schon seit einiger Zeit erfolgreich läuft, kann nur auch im Maklerbüro für Entlastung sorgen: Künstliche Intelligenz (KI). Dokumente lassen sich hier ab sofort ganz mühelos in Echtzeit verarbeiten. Das befreit den Makler von viel Frust und schafft endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

CODie software products e.K.

CODie software products e.K. sagt folgendes:

Wir schätzen uns sehr glücklich, Mr-Money als Partner gefunden zu haben! Dort arbeiten Menschen die das Herz am richtigen Fleck haben und mit spannenden Ideen und viel Schaffenskraft die Branche vorwärts treiben. Wer jemanden zum gemeinsamen Pferde stehlen sucht, ist hier richtig.

Matti Bargfried

Die Lösung: Künstliche Intelligenz (KI) im Maklerbüro

Verarbeitet werden:

  • gescannte PDF
  • PDF aus eMail-Anhängen
  • per BiPRO 430 Service erhaltene PDF
  • PDF aus dem Extranet von Gesellschaften
  • PDF aus FTP Bereichen
  • anderweitige PDF, z.b. Faxe

Die Lösung hat einen Namen: PDF///BOX von Mr-Money

Die PDF///BOX von Mr-Money ist dazu in der Lage, sämtliche in einem Maklerbüro eingehenden Dokumente in Echtzeit zu verarbeiten. Hierzu wird eine Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt, die jedes einzelne Dokument wie ein Mensch liest und anschließend genauso logisch wie bei manueller Behandlung verarbeitet.

So arbeitet die PDF///BOX

  • Jedes Dokument erhält einen verlässlichen Titel, welcher die folgende Verarbeitung festlegt.
  • Der zugehörige Versicherungsvertrag wird vollautomatisch von der PDF///BOX im Maklerverwaltungsprogramm (MVP) gefunden.
  • Der generierte Dokumententitel macht die Ausführung weiterer Aktionen möglich, wie beispielsweise:
    • das Ablegen des Dokumentes zum Vertrag,
    • das Setzen des Vertrages auf Storno,
    • das Versenden des Dokumentes per E-Mail an den Kunden,
    • eine Korrektur der Kundenadresse,
    • die Weiterleitung des Dokuments an die Gesellschaft,
    • und vieles mehr…
  • Ein Dokumenten-Upload per Drag & Drop, per E-Mail oder auch per API (beispielsweise von der BiPRO///BOX aus) ist möglich.
  • Die Nummer der Police bzw. des Vertrages kann für die automatische Zuordnung umformatiert werden.
  • Zudem ist die PDF///BOX auch hervorragend für den Einsatz ohne Maklerverwaltungsprogramm zur automatisierten Umbenennung von Dokumententiteln geeignet und es kann eine eigene, individuelle Liste der Dokumententitel genutzt werden.

Sie können die manuelle Umbezeichnung abgeholter Dokumente um 90 Prozent verringern - Ein Statement von Geschäftsführer Emanuel Römer

Emanuel Römer (Geschäftsführer der Mr-Money Service GmbH) über tägliche Belastungen in Makleragenturen, die Notwendigkeit eines effizienten Dokumentenmanagements und automatisierte Lösungen mit Zukunftspotenzial.

Ihre Vorteile bei der Benutzung der PDF///BOX

Durch die Nutzung der PDF///BOX haben Sie viele Vorteile im Dokumentenmanagement. Hierzu zählen unter anderem:

  • Die alltäglich eingehende Dokumentenflut verliert Ihren Schrecken.
  • Mit direktem Scannen in die PDF///BOX können Sie eingegangene Dokumente abarbeiten.
  • Anhänge in E-Mails werden vollautomatisch entpackt und ausgelesen.
  • Eine manuelle Umbenennung von Dokumententiteln entfällt.
  • Es bestehen bereits Schnittstellen zu zahlreichen MVP-Herstellern.
  • Eine Aufbereitung gelieferter BiPRO-Dokumente ist möglich, falls Informationen in den zugehörigen META-Daten BiPRO fehlen.
  • Die Dokumententitel können frei festgelegt werden.

Hilfreiche Zusatzfunktion: Automatisches Auslesen von Werten

Zum erweiterten Funktionalitätsumfang der PDF///BOX gehört es auch, bestimmte Werte wie etwa den Versicherungsbeitrag, das Kennzeichen eines Kraftfahrzeugs oder auch die Schadenfreiheitsklassen von Kfz-Policen automatisiert erfassen zu können. Dies klappt direkt aus zahlreichen Dokumenten heraus und kommt in erster Linie dann infrage, wenn die Daten nicht als BiPRO-Lieferung (Geschäftsvorfall) aus dem Netz des Versicherers angeliefert werden. Möglich ist ferner ein Einlesen von Schriftstücken, die gescannt oder mittels einer Smartphone-Kamera abfotografiert worden sind. Mit dieser hilfreichen Zusatzfunktion wird das Auslesen von Stammdaten und Dokumententiteln wirksam ergänzt, was die tägliche Arbeit im Maklerbüro weiter erleichtert.

Diese Werte können u. a. zusätzlich erfasst werden:

  • Zahlweise des Beitrags
  • Beitragssumme
  • Datum des Vertragsablaufes
  • Kennzeichen eines Kraftfahrzeugs
  • Referenznummer
  • SF-Klasse in der Haftpflicht
  • SF-Klasse in der Kasko

So laden Sie Versicherungsdokumente schnell und einfach per Smartphone hoch

Folgende Dokumente können von der PDF///BOX verarbeitet werden:

  • eingescannte PDF-Dokumente,
  • PDFs aus den Anhängen von E-Mails,
  • via BiPRO 430 Service erhaltene PDF-Dateien,
  • PDF-Dokumente aus dem Extranet von Versicherungsgesellschaften,
  • PDF-Dokumente aus FTP-Bereichen,
  • sonstige PDFs, die z. B. als Fax eingegangen sind.

Die große Challenge: "Mensch gegen Maschine" - machen Sie mit und gewinnen Sie!

Was meinen Sie: Können Sie es schaffen, schneller zu sein als die "Schnellste Sekretärin der Welt" - unsere PDF///BOX? Machen Sie mit bei unserer großen Challenge "Mensch gegen Maschine" und finden Sie es heraus!

Erleben Sie auf unterhaltsame Weise die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten der PDF///BOX und erkennen Sie, wie viele Fehler ein Mensch bei der Verarbeitung von Dokumenten machen kann.
Ganz nebenbei können Sie bei unserer Challenge "Mensch gegen Maschine" gleich zweifach gewinnen: Zum einen sind Sie live dabei, wenn die PDF///BOX für Sie tätig wird, zum anderen bieten wir Ihnen an, mit dem Ergebnis gleich testweise Ihre eigenen Daten zu sichern und obendrein noch einen Rabatt von 50 % auf die Einrichtungsgebühr der PDF///BOX erhalten. Der Rabatt gilt pro Lizenz zur PDF///BOX.

Anschluss an Ihr Maklerverwaltungsprogramm: Das ist zu bedenken

Jeder Sachbearbeiter, der Tag für Tag Dokumente zu verarbeiten hat, weiß um den hohen Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Zuordnung von Schriftstücken zum richtigen Vertrag. Allein das Auffinden des jeweiligen Kunden innerhalb des Maklerverwaltungsprogramms ist oft mühselig und kostet viel Zeit und Nerven. Hat zu allem Übel dann auch noch eine Adressänderung stattgefunden oder trägt der Kunden infolge Heirat einen neuen Namen, wird die Sache richtig knifflig.

Mit der PDF///BOX haben Sie auch für diese Probleme den bestmöglichen Dokumentenmanager parat, denn die in der Box arbeitende Künstliche Intelligenz (KI) ist der Leistungsfähigkeit menschlicher Gehirne und ihrer Kombinationsgabe beim Umgang mit derartigen Sachverhalten deutlich überlegen.

Damit all das gelingt, ist allerdings auch der Hersteller Ihres Maklerverwaltungsprogramm gefragt: Er muss solcherlei "ungenaue" Suchalgorithmen in das System einbauen. In jedem Fall können bei bestmöglicher Integration der PDF///BOX von Mr-Money aber bis zu stolze 90 % aller Dokumente komplett im Hintergrund und ohne manuelles Zutun verarbeitet werden. Bleiben einzelne Algorithmen ungenutzt, kann dieser Anteil allerdings leicht auf 30 % sinken.

Der Anlernprozess: So geht's

Grundsätzlich muss ein intelligentes System wie die PDF///BOX von Mr-Money nicht extra angelernt werden. Gleichzeitig unterscheiden sich individuelle Arbeitsprozesse von Maklerbüro zu Maklerbüro teils erheblich. Da Sie den Umgang mit Ihren Dokumenten selbst definiert haben, müssen Sie der PDF///BOX diesen Prozess also genauso beibringen, wie das bei einem neuen Mitarbeiter der Fall wäre.

KAB Maklerservice GmbH

KAB Maklerservice GmbH sagt folgendes:

Mit dem Einsatz der PDF///BOX von Mr-Money Software ist das Dokumentenmanagement ein Kinderspiel. Gerade zum Ende des Jahres, wenn uns tausende Dokumente täglich auf den unterschiedlichsten Wegen (Mail, Post, Downloads) erreichen, ermöglicht uns die PDF///BOX das taggenaue Abarbeiten der Dokumente. Alle Dokumente der Gesellschaften können verarbeitet werden. Die Dokumente werden angelernt, definiert und per Aktions-ID verarbeitet. Die Dokumente werden damit den Verträgen des Kunden zugeordnet und dem Vertriebspartner im Portal übermittelt. Unsere Sachbearbeiter pflegen mittlerweile damit zuverlässig die Daten - es werden Vertragsnummern eingetragen, Prämien aktualisiert und auch der Vertragsstatus gesetzt. Ohne die PDF///BOX wäre dies alles nicht möglich. Im Zeitalter der Digitalisierung ist diese Software unverzichtbar und sorgt für schnelles und effektives Arbeiten.

Esther Wusch

Diese Punkte können Sie Ihrem neuen Mitarbeiter - der PDF///BOX - beibringen:

  • Dokumententitel werden entweder selbst festgelegt oder es wird mit den vorbereiteten Titeln aus der PDF///BOX gearbeitet.
  • Bestimmte Aktionen zu den einzelnen Dokumenten werden festgelegt (all die Dinge, die auch ein menschlicher Angestellter mit dem betreffenden Schriftstück tun würde).
  • Es wird festgelegt, welches Format die Versicherungsnummern aus den Dokumenten geliefert bekommen - ganz unabhängig davon, wie die auf dem Schriftstück abgedruckte Nummer daherkommt.
  • Es werden Besonderheiten festgelegt - etwa, dass die Police eines Assekuradeurs mehrere Gesellschaften enthalten kann. Auf diese Weise ist Ihr Maklerverwaltungsprogramm in der Lage, das betreffende Schriftstück einfacher zu verarbeiten.
  • Insgesamt erfolgen der gesamte Anlernprozess sowie die Konfiguration des Systems über die Web-Oberfläche der PDF///BOX. Das Anlernen von Dokumenten geschieht dabei global.
  • Sie machen sich also gleich die von anderen Anwendern bereits eingegebenen Informationen zunutze.

Sparen Sie in Zukunft viel Nerven, Zeit und Geld!

Als Versicherungsmakler oder Finanzdienstleister wissen Sie selbst am besten, wie aufwendig der Umgang mit der tagtäglichen Dokumentenflut im Dokumentenmanagement inzwischen geworden ist. Viel zu viel Nerven, Zeit und Geld investieren Sie in Routineaufgaben und können sich kaum mehr auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Machen Sie jetzt Schluss damit! Stellen Sie ständig wiederkehrende Geschäftsprozesse im Maklerbüro auf eine moderne Lösung aus dem Bereich der Digitalisierung um. Sie werden es nicht bereuen.

Sind Sie dabei, wenn es um die Reduzierung lästiger Aufgaben in Ihrem Büro geht? Möchten Sie selbst live erleben, welche enormen Zeitressourcen Sie in Zukunft einsparen können? Sind Sie daran interessiert, Ihre Umsätze bald wieder zu steigern? Dann sollten Sie sich am besten noch heute zum nächsten kostenlosen Webinar anmelden. Hier erfahren Sie, welche innovativen Möglichkeiten die PDF///BOX von Mr-Money für Sie bereithält und wie leicht Sie sich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben verschaffen.