OCR · Texterkennung · Zuordnung ins MVP
Der Posteingang sortiert sich
zum größten Teil selbst.
Die PDF///BOX liest eingehende Dokumente aus, benennt sie nach Ihren Vorgaben und ordnet sie dem Vertrag im Verwaltungsprogramm zu. Mit jedem Dokument, das Sie ihr zeigen, lernt sie dazu.
Ab 49,00 € im Monat, netto — mit Webinar 39,00 €. Keine Installation. Lieber sprechen? 089 / 61 39 91 01
In drei Sekunden erklärt
Aus „Dokument_0001.pdf“
wird ein erledigter Vorgang.
Links landet ein Dokument so, wie Scanner, Gesellschaft oder Faxdienst es liefern: ohne Namen, ohne Bezug, ein Fall für die Handarbeit. Rechts steht es so, wie Ihr Team es braucht — benannt, dem Vertrag zugeordnet, bereit für den nächsten Schritt. Suchen, Umbenennen und Ablegen übernimmt die Box. Ihr Team gewinnt die Zeit für das, was keine Software kann: den Kunden.
Eingang
Dokument_20260730_0001.pdf
- Kein Titel, keine Kategorie
- Kein Bezug zu einem Vertrag
- Kein Bezug zu einem Kunden
- Muss von Hand gesichtet werden
Ausgang, wenige Sekunden später
2026-07-30 Beitragsrechnung 4711-88-2 Müller.pdf
- Titel nach Ihrer eigenen Liste vergeben
- Vertrag im Verwaltungsprogramm gefunden
- Beim Vertrag abgelegt, Prämie aktualisiert
- Sachbearbeiter sieht nur noch den Vorgang
Der Dateiname ist dabei nicht Kosmetik, sondern der Schlüssel: Aus dem Titel leitet die Box ab, was mit dem Dokument geschehen soll. Deshalb steht er am Anfang und nicht am Ende.
Zusehen
Die Box
bei der Arbeit.
Zwei kurze Aufnahmen: einmal die Verarbeitung im Überblick, einmal der Weg über die Smartphone-Kamera. Die Videos werden erst geladen, wenn Sie sie starten — vorher geht keine Anfrage an YouTube.
Beim Start wird das Video von youtube-nocookie.com geladen.
Dabei werden Daten an Google übertragen; Näheres in der
Datenschutzerklärung.
Die Frage, die jeder zuerst stellt
„Ich hole doch schon
per BiPRO ab.“
Richtig — und das ist der halbe Weg. Die Abholung bringt das Dokument ins Haus. Was sie nicht bringt, ist die Gewissheit, dass es dort auch richtig ankommt.
„Sonstiges“
Die meisten Gesellschaften setzen BiPRO 430 gut um. Bei der Kategorie greifen trotzdem viele zu „Sonstiges“ — oder zu einer Bezeichnung, die nicht zum Vorgang passt. Jeder nachgelagerte Automatismus im Verwaltungsprogramm scheitert daran.
mehrere hundert Kategorien
So viele Dokumentkategorien kennt BiPRO. Ein Maklerbüro will mit fünfzig arbeiten, nicht mit dreihundert. Wer die Zuordnung selbst pflegen muss, verzichtet irgendwann auf den Automatismus.
Gar keine Metadaten
Assekuradeure und Pools ohne BiPRO 430 stellen nur ein ExtraNet bereit. Dort kommen Dokumente ohne jede Zusatzinformation an — eine automatische Zuordnung ist von vornherein ausgeschlossen.
Kurz gesagt: Die BiPRO///BOX holt Ihre Dokumente. Die PDF///BOX versteht sie.
Beide arbeiten zusammen, beide gehen auch einzeln. Der ausführliche Beitrag dazu · Zur BiPRO///BOX
Derselbe Dienstag
Was Sie tun.
Was die Box tut.
Nicht nacheinander erzählt, sondern nebeneinander gestellt. Den Rest macht der Vergleich.
Ohne PDF///BOX
Mit PDF///BOX
Das gilt auch, wenn jemand krank ist oder Urlaub hat. Die Box nimmt sich nichts frei, und die Fehlerquote hängt nicht daran, wie voll der Vormittag war.
Vier Schritte
Was mit einem Dokument geschieht.
Vier Schritte, immer dieselben. Der vierte ist der, dessentwegen sich die Anschaffung rechnet — deshalb steht er hier vollständig.
Lesen
OCR macht aus dem Bild Text — auch bei Scans, Faxen und Fotos aus der Smartphone-Kamera. Vor der Verarbeitung reduziert die Box die Seiten intelligent auf das, worauf es ankommt.
Benennen
Das Dokument bekommt einen Titel — aus Ihrer eigenen Liste oder aus den mitgelieferten Bezeichnungen. Aus „Sonstiges“ wird „Beitragsrechnung“. Der Titel legt fest, was als Nächstes passiert.
Zuordnen
Die Box sucht den Vertrag im Verwaltungsprogramm — über die Versicherungsscheinnummer, auch in abweichender Schreibweise, notfalls über Name und Adresse. Auf Wunsch werden Vertragsnummern für die Zuordnung umformatiert.
Handeln
Was ein Sachbearbeiter jetzt täte, tut die Box.
Die Aktionen im Einzelnen
- Dokument beim Vertrag ablegen
- Versicherungsscheinnummer bei einer Erstpolice eintragen
- Vertrag auf Storno setzen
- Vertrag auf Aktiv setzen
- Dokument per E-Mail an den Kunden senden
- Dokument per E-Mail an den Vermittler senden
- Kundenadresse korrigieren
- Dokument an die Gesellschaft weiterleiten
Welche davon tatsächlich laufen, hängt von Ihrem Verwaltungsprogramm ab. Prüfen Sie Ihr System gleich hier.
Die zweite Frage, die jeder stellt
Läuft Ihr Verwaltungsprogramm mit?
Wie weit die Automatik trägt, entscheidet nicht die Box allein — sondern das, was Ihr Maklerverwaltungsprogramm an seiner Schnittstelle anbietet. Hier steht, was wir zu Ihrem System wissen.
Und wenn Sie gar kein
Verwaltungsprogramm haben?
Dann arbeitet die Box trotzdem. Sie liest, benennt und sortiert — nach Ihrer eigenen Titelliste. Die Zuordnung zum Vertrag entfällt, alles andere bleibt. Für Büros, die ihre Ablage im Dateisystem führen, ist das der ganze Nutzen an einem Nachmittag.
Über den Titel hinaus
Nicht nur, was es ist.
Auch, was drinsteht.
Die Box holt einzelne Werte direkt aus dem Dokument — besonders dort, wo sie nicht als BiPRO-Geschäftsvorfall geliefert werden. Das funktioniert auch bei eingescannten Unterlagen und Handyfotos.
- Beitragssumme
- Zahlweise
- Datum des Vertragsablaufs
- Amtliches Kennzeichen
- Referenznummer
- SF-Klasse Haftpflicht
- SF-Klasse Kasko
Ob diese Werte in Ihrem Verwaltungsprogramm ankommen, hängt wieder an dessen Schnittstelle. Wir erheben das gerade bei allen Herstellern — der Stand steht in der Übersicht.
Was Kunden sagen
Nicht Theorie.
Gelebte Praxis.
Drei Häuser, die täglich damit arbeiten — ein Backoffice-Dienstleister, ein Softwarehaus, ein Maklerservice.
Die Kombination BiPRO-BOX und PDF-BOX erspart schätzungsweise 80 % bei der Dokumentenverarbeitung im Vergleich zu herkömmlicher Briefpost.
Wir schätzen uns sehr glücklich, Mr-Money als Partner gefunden zu haben. Dort arbeiten Menschen, die das Herz am richtigen Fleck haben und mit spannenden Ideen und viel Schaffenskraft die Branche vorwärts treiben.
Gerade zum Jahresende, wenn uns tausende Dokumente täglich auf den unterschiedlichsten Wegen erreichen, ermöglicht uns die PDF///BOX das taggenaue Abarbeiten. Unsere Sachbearbeiter pflegen damit zuverlässig die Daten — Vertragsnummern werden eingetragen, Prämien aktualisiert, der Vertragsstatus gesetzt.
Was es kostet
Zwei Stufen.
Keine Überraschungen.
Der Unterschied ist das Dokumentenkontingent — und bei Deluxe die Hotline und der Deeplink. Alle Preise netto, Kontingente je Kalenderjahr.
Das Paket Basis wird günstiger, wenn Sie vorher ins Webinar kommen.
Die Webinare finden laufend statt und kosten nichts. Wer teilgenommen hat, bekommt für Basis diese beiden Vorteile — und den Monatsrabatt dauerhaft, nicht nur im ersten Jahr.
- 20,00 € weniger Einrichtungsgebühr
- 10,00 € weniger im Monat, dauerhaft
Basis
49,00 € / Monatzzgl. 99,00 € Einrichtung · inkl. 12.000 Dokumente im Kalenderjahr
- Controlling für gelieferte Geschäftsvorfälle
- Auslesen eingehender Dokumente per OCR
- Verschlagwortung eigener Dokumententitel
- Umformatieren von Vertragsnummern für die MVP-Zuordnung
- Intelligente Seitenreduzierung vor der KI-Verarbeitung
- E-Mail-Support
- Aktivierung der Schnittstelle inklusive
Deluxe
99,00 € / Monatzzgl. 149,00 € Einrichtung · inkl. 30.000 Dokumente im Kalenderjahr
- Alles aus dem Basis-Paket
- Höchstes Dokumentenkontingent
- Deeplink über die Schnittstelle
- Hotline, 15 Minuten im Monat inklusive
- Aktivierung der Schnittstelle inklusive
Die Aktivierung der Schnittstelle ist in beiden Paketen enthalten. Die Echtzeitverarbeitung mit künstlicher Intelligenz erfordert das kostenpflichtige Zusatzmodul SCAN///PDF. Alles Weitere auf der Preisseite
Der Rechenweg
Das Webinar kostet nichts.
Es bringt 140,00 €.
Wer vor dem Abschluss an einem kostenlosen Webinar teilgenommen hat, bekommt das Basis-Paket dauerhaft günstiger. Nicht als Aktion, sondern als Kondition.
dauerhaft, 10,00 € × 12 120,00 €
Danach bleiben 120,00 € jährlich. Der Rabatt gilt für das Basis-Paket.
Bevor Sie fragen
Was Sie nicht
riskieren.
Keine Installation
Die Box läuft im Rechenzentrum. Auf Ihren Arbeitsplätzen ändert sich nichts, es gibt nichts einzurichten und nichts zu warten.
Keine dauerhafte Speicherung
Innerhalb der PDF///BOX werden keine Dokumente dauerhaft gespeichert. Die Verarbeitung geschieht im Durchlauf.
Serverstandort Deutschland
Die Verarbeitung läuft auf Linux-Servern in einem Rechenzentrum. Zum Auftragsverarbeitungsvertrag beraten wir Sie im Gespräch.
Sie behalten Ihre Titel
Dokumententitel und Aktionen legen Sie fest. Die Box übernimmt Ihre Ordnung — sie zwingt Ihnen keine auf.
Häufige Fragen
Was wir am
häufigsten gefragt werden.
Muss ich die Box erst anlernen?
Grundsätzlich nicht — sie bringt Erkennung und vorbereitete Titel mit. Beibringen müssen Sie ihr das, was in Ihrem Büro anders läuft als anderswo: welche Titel Sie verwenden, welche Aktion zu welchem Titel gehört, in welchem Format Sie Versicherungsnummern brauchen.
Das Anlernen geschieht global. Sie profitieren also von dem, was andere Anwender bereits eingegeben haben — und je länger das Produkt am Markt ist, desto weniger bleibt für Sie zu tun.
Was passiert, wenn ein Dokument nicht erkannt wird?
Dann landet es in der Liste der Vorgänge, die ein Mensch ansehen muss — es verschwindet nicht und wird nicht falsch abgelegt. Genau diese Fälle sind es, aus denen die Box lernt.
Brauche ich dafür die BiPRO///BOX?
Nein. Beide Produkte arbeiten auch einzeln. Zusammen ergeben sie eine Kette — die eine holt ab, die andere versteht. Wenn Sie beide nutzen, brauchen Sie nur eine einzige Schnittstelle anzusprechen: die der PDF///BOX. Die BiPRO-Daten kommen dort automatisch mit durch.
Funktioniert das auch ohne Maklerverwaltungsprogramm?
Ja. Dann entfällt die Zuordnung zum Vertrag, aber die Box liest, benennt und sortiert weiterhin. Für die reine Ablage im Dateisystem ist das oft schon der ganze Gewinn.
Welche Dokumente kann die Box verarbeiten?
Eingescannte PDF, Anhänge aus E-Mails, per BiPRO 430 gelieferte Dateien, PDF aus dem ExtraNet von Gesellschaften, Dateien aus FTP-Bereichen und sonstige PDF — etwa Faxe. Der Upload geht per Drag & Drop, per E-Mail, per Schnittstelle und mit der Smartphone-Kamera.
Was kostet es, wenn ich mehr Dokumente habe als im Paket?
Das Basis-Paket enthält 12.000 Dokumente im Kalenderjahr, Deluxe 30.000. Was darüber hinausgeht, klären wir individuell — sprechen Sie uns an.
Wo werden meine Dokumente verarbeitet?
Auf Linux-Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland. Innerhalb der PDF///BOX werden keine Dokumente dauerhaft gespeichert.
Sehen Sie es sich an,
bevor Sie sich entscheiden.
Im kostenlosen Webinar führen wir die PDF///BOX live vor — inklusive Anlernprozess. Danach kostet sie dauerhaft weniger.
Oder rufen Sie an: 089 / 61 39 91 01, Mo – Do 09:00 – 17:00 Uhr, Fr 09:00 – 12:00 Uhr