Aus der Praxis
Warum BiPRO 430
allein nicht reicht.
Emanuel Römer über die tägliche Belastung in Makleragenturen, über die Grenzen der elektronischen Dokumentenlieferung — und darüber, wo die Handarbeit trotz Automatik übrig bleibt.
In Makleragenturen, Pools und im Vertrieb wird heute immer öfter mit der elektronischen Dokumentenlieferung nach BiPRO 430 gearbeitet. Das hilft: Abläufe werden automatisch, Zeit und Kosten sinken. Trotzdem bleiben viele Fälle, die einen manuellen Eingriff verlangen — und in größeren Büros wird daraus eine spürbare Nacharbeit.
„Sonstiges" hebelt jede Automatik aus
Die meisten Gesellschaften haben die Norm 430 gut umgesetzt. Bei der Kategoriebezeichnung greifen einige aber weiterhin häufig zu „Sonstiges". Es kommt auch vor, dass Kategorien vergeben werden, die zum Geschäftsvorfall gar nicht passen. In beiden Fällen muss nach dem Empfang von Hand nachgearbeitet werden, weil das Dokument im Verwaltungsprogramm dem richtigen Kunden und Vertrag zuzuordnen ist. Diese Tätigkeit bindet Zeit und kostet Personal.
Einige Anbieter von Maklerverwaltungsprogrammen bieten inzwischen einen nachgelagerten automatischen Prozess an, der auf dem Titel des Dokuments aufsetzt: Beitragsrechnungen werden direkt beim richtigen Vertrag abgelegt, beim Eintreffen von Mahnungen bekommt eine bestimmte Abteilung einen Hinweis. Aber auch hier gilt: Lautet die Kategorie „Sonstiges", versagt der Automatismus, und es muss manuell nachgearbeitet werden.
Ohne Metadaten geht es gar nicht
Dasselbe gilt bei Assekuradeuren und Pools, die kein BiPRO 430 nutzen, sondern nur ein ExtraNet anbieten. Dort werden keine Metadaten übertragen — eine automatische Zuordnung im Nachgang ist damit von vornherein ausgeschlossen.
mehrere hundert Kategorien, fünfzig gewünschte Titel
Inzwischen gibt es bei BiPRO mehrere hundert unterschiedliche Kategorien. Ein Makler, der sich gern auf eine mitgelieferte Liste gängiger Dokumententitel konzentrieren möchte, hat mit dem nachgelagerten Prozess entsprechend viel Aufwand — und verzichtet am Ende lieber darauf. Dazu kommt: Die Dokumente werden bereits über einen Kundenordner bereitgestellt, und mancher Makler möchte seinen Kunden klare, verständliche Titel anbieten statt Normbezeichnungen.
Was wir daraus gebaut haben
All diese Punkte verlangen eine Lösung, die nach der Lieferung ansetzt. Dafür haben wir bei Mr-Money die PDF///BOX entwickelt. Nutzer können eigene Dokumententitel vergeben — etwa „Postrückläufer" oder „Police" — und damit die Kategorien der jeweiligen Gesellschaft ersetzen. Dokumente, die als „Sonstiges" eintreffen, lassen sich automatisch in einen korrekten Titel überführen. Und Schriftstücke, die mit Scanner oder Smartphone eingelesen wurden, werden ebenso automatisch zugeordnet.
Deshalb können wir unseren Nutzern guten Gewissens sagen: Die manuelle Umbenennung abgeholter Dokumente sinkt um 90 %.
Die Kette in einem Satz.
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